Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

• Rekisterinpitäjä: Suomen Tribologiayhdistys r.y.
• Y-tunnus: 1477982-8
• Osoite: c/o HAMK Tech / Ville Oksanen / PL 230 / 13101 Hämeenlinna
• Yhteydenotot: rekisteri [at] tribologysociety.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen nykyisten ja entisten henkilöjäsenten, yhteisöjäsenten yhteyshenkilöiden, Yhdistyksen asiakkaiden yhteyshenkilöiden sekä Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden jäsenten ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja ("Rekisteröity").

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, markkinointi ja suoramarkkinointi sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä ("Järjestelmä").

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisteröityjen jäsenten koko nimen ja kotipaikan käsittely perustuu yhdistyslakiin (§11). Muiden rekisterissä käsiteltävien tietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Yhdistyksen henkilöjäsenten osalta Rekisterissä käsitellään henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn koko nimi (kaikki etunimet ja sukunimet). Yhdistyslain edellyttämä tieto
• Rekisteröidyn kotipaikka (eli kotikunta). Yhdistyslain edellyttämä tieto
• Rekisteröidyn postiosoite. Postiosoite voi olla rekisteröidyn kotiosoite tai työpaikan postiosoite. Postiosoitetta käytetään Tribologia – Finnish Journal of Tribology -lehden toimittamisessa sekä lisäksi jäsenviestinnässä, mikäli jäseneen ei saada yhteyttä sähköpostitse
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite voi olla yksityinen tai työosoite. Rekisteröidyn sähköpostiosoitetta käytetään ensisijaisena jäsentiedoteyhteytenä
• Rekisteröidyn toivoma viestintäkieli (suomi tai englanti) henkilökohtaista jäsenviestintää varten
• Rekisteröidyn työnantaja. Vapaaehtoinen tieto

Kannattavien yhteisöjäsenten yhteyshenkilöiden sekä yhteisöasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta rekisterissä käsitellään seuraavia henkilö- ja yhteystietoja:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Rekisteröidyn työsähköpostiosoite jäsen-, asiakas- ja markkinointiviestintää varten

Yhdistys toimittaa Tribologia – Finnish Journal of Tribology -tiedejulkaisun painetun kappaleen lehden Nordic Advisory Board:n jäsenille, sekä numeron vastuulliselle kirjoittajalle, mikäli hän on ilmoittanut postiosoitteensa. Näiden osalta rekisterissä käsitellään seuraavia henkilö- ja yhteystietoja:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Rekisteröidyn postiosoite (voi olla koti- tai työosoite)

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöjäsenten osalta henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

Yhteisöjäsenten ja -asiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta Rekisteröidyn henkilö- ja yhteystietoja kerätään yhteisöjäseneltä tai -asiakkaalta.

Tribologia – Finnish Journal of Tribology -tiedejulkaisun Nordic Advisory Board:n jäsenten sekä numeron vastuullisten kirjoittajien osalta rekisteröidyn henkilö- ja yhteystietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

Rekisteröity vastaa muuttuneiden tietojensa ilmoittamisesta Rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi toimittaa Rekisteröidylle Rekisteröityä koskevien tietojen tarkastus- ja päivityspyynnön esimerkiksi laskutuksen yhteydessä tai erikseen.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Jäsenrekisteri sijaitsee Tampereen yliopiston Microsoftin Teams työtila -alustalla. Alustalle on lokikirjattu pääsy sellaisilla henkilöillä, joiden tarvitsee käsitellä henkilötietoja. Näillä henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, ja pääsy alustan tiedostoihin varmistetaan kaksivaiheisella tunnistautumisella. Alustan palvelimet sijaitsevat EU alueella.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Yhdistys ei luovuta jäsenrekisterin tietoja kellekään ulkopuoliselle lukuun ottamatta Tribologia-lehden postitusta, jonka postitusosoitteet annetaan lehtipainolle lehden numeron postitukseen. Painotalo välittää ne Postille postitusta varten.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Rekisteristä poistetut tiedostot menevät alustan (kohta 6) roskakoriin, josta ne ovat palautettavissa 90 päivän sisällä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen rekisteri [at] tribologysociety.fi.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.11.2025. Yhdistys ilmoittaa tietosuojaselosteen muutoksista Rekisteröidyille sähköpostitse Rekisteröidyn Rekisteriin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn katsotaan hyväksyneen tietosuojaselosteen muutoksen, ellei tämä ole toisin ilmoittanut 14 vuorokauden sisällä ilmoituksen saapumisesta.